Verfahrensdokumentation

Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation dient dazu nachweisen zu können, ob die Anforderungen nach GoBS und der Abgabenordnung eingehalten werden.
Die Paragraphen §239 und §257 des Handelsgesetzbuch stellen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Der Umfang und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation ist nicht rechtlich vorgeschrieben. Eine Verfahrensdokumentation ist dann ausreichend, wenn ein unabhängiger Dritter über die Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der gewählten Archivierungslösung nachvollziehen kann.