eMail-Archivierung

Es werden heutzutage fast alle wichtigen Geschäftsprozesse durch E-Mail-Kommunikation begonnen oder gar abgewickelt. Nach den Grundsätzen des Handels- und Steuerrechts müssen E-Mails somit archiviert und für eine Betriebsprüfung aufbewahrt werden.

Die Finanzbehörde ist berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen, § 147 Abs. 6 AO. Um der Finanzbehörde dies zu ermöglichen muss der Steuerpflichtige die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und ergänzenden „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 6. März konkretisiert. Wann müssen E-Mails aufbewahrt werden? Generell gilt hier der Merksatz: „Ein Schriftstück ‚betrifft‘ ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.“ Entsprechend müssen insbesondere folgende Emails aufbewahrt werden: * E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren * Wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen Auf den Unterseiten haben wir Ihnen weitere Informationen zur rechtlichen Lage und einige Kommentare aus den Veröffentlichungen des Rechtsanwalts Dr. Ivo Geis zur Verfügung gestellt. Quelle: Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis tigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen, § 147 Abs. 6 AO. Um der Finanzbehörde dies zu ermöglichen muss der Steuerpflichtige die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und ergänzenden „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 6. März 2003 konkretisiert.

Wann müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Generell gilt hier der Merksatz:

„Ein Schriftstück ‚betrifft‘ ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.“

Entsprechend müssen insbesondere folgende Emails aufbewahrt werden:

  • E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren
  • Wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen

Auf den Unterseiten haben wir Ihnen weitere Informationen zur rechtlichen Lage und einige Kommentare aus den Veröffentlichungen des Rechtsanwalts Dr. Ivo Geis zur Verfügung gestellt.


Quelle: Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis