E-Bilanz in der Forschung: Selbst erstellen vs Erstellen lassen

5. Februar 2014

Nachdem wir im vergangenen Jahr auf eine Studie aufmerksam gemacht haben, die durch Natalie Fauser erstellt wurde und den Status der Umstellung auf die E-Bilanz in Unternehmen beleuchtet hat, ist kürzlich eine weitere universitäre Studie veröffentlicht worden, die sich mit dem Thema E-Bilanz befasst.

Zu dieser hatten wir die Gelegenheit etwas beizusteuern: Unter anderem das E-Bilanz Tool Opti.Tax als Entscheidungshilfe dazu, welcher der Kardinalsweg für Unternehmen zur Lösung der E-Bilanz ist. Selbst erstellen vs erstellen lassen.

Entstanden ist die Studie als Studierendenprojekt im Modul „E-Bilanz“ an der Hochschule Darmstadt und sie beleuchtet die Hintergründe der E-Bilanz und die sich daraus ergebenden praktischen Optionen.

Der bekannte Hintergrund der E-Bilanz ist folgender:

Obwohl in den meisten Unternehmen die Daten bereits elektronisch erfasst wurden, mussten Papierberichte für Besteuerungszwecke zur Übermittlung an die Finanzbehörde meist kostenintensiv manuell generiert werden. In den Finanzbehörden wurden die übermittelten Daten dann von Hand erfasst, um sie elektronisch verarbeiten zu können.“ (S. 3)

Dass diese Vorgehensweise „fehleranfällig“ und „unwirtschaftlich“ sein muss bedarf keiner weiteren Erläuterung.

Neben der Erhöhung der Effizienz soll mit der E-Bilanz seitens der Finanzbehörden auch der „Besteuerungsprozess beschleunigt werden“ und „auch eine effizientere und zunehmend risikoorientierte Planung der Betriebsprüfung“ realisiert sein. (S. 8) „Davon“, so ist weiter zu lesen „könnten auch die Unternehmen profitieren, da sie möglicherweise seltener Betriebsprüfungen unterliegen“ (ebd.).

Der Konjunktiv ist gerechtfertigt, denn es mag auch das Gegenteil der Fall sein. Letztlich entscheidend ist ein Einblick in die übermittelten XBRL Daten für das Unternehmen, um Anhaltspunkte zu diesem nicht unerheblichen und gleichzeitig so unklaren Punkt zu haben, wie wir an anderer Stelle bereits beleuchtet hatten.

In der Studie werden in der Folge praxisnah für ein Unternehmen die Herausforderungen bei der Umstellung auf die E-Bilanz beleuchtet. Dieses stand vor der „Frage, wie die Daten nun an das Finanzamt zu übermitteln sind, da […] im Unternehmen kein Übermittlungsprotokoll und keine passende Software vorhanden war“.

Es ergeben sich im Wesentlichen also zwei Optionen, die in der Studie detailliert beleuchtet werden:

  • Erstellung im Unternehmen
  • Erstellung durch den Steuerberater

Letzteres bietet durchaus Vorteile. So ist das Personenstundenaufkommen im Unternehmen bei einer externen Lösung gering und es entfällt die Notwendigkeit der Anschaffung einer eigenen Softwarelösung. Dennoch gibt es in der Studie kein eindeutiges Plädoyer für die externe Lösung (eher im Gegenteil)  – auch nicht für kleine und mittelständische Unternehmen, denn:

Die genannten Vorteile sind […] immer unter dem Aspekt zu sehen, dass die Dienstleistungen des Steuerberaters, je nach Umfang und Qualität der vorgelegten Unterlagen und Datensätze, mit hohen Kosten verbunden sind. Daher stellt die „Steuerberaterlösung“ zwar eine komfortable, aber auch kostenintensive Lösung dar.“ (S. 14)

Im Folgenden wird nochmal explizit festgehalten, dass es sich bei der Steuerberaterlösung in der Tat um die „Arbeitsaufwand[s] sparendste aber wohl auch kostenintensivste Lösung […] handelt“ (ebd.).

Die Crux in diesem Kontext ist dabei vor allem ein Mangel an Erfahrung mit der elektronischen Bilanz:

Da bezüglich der Bearbeitung bisher noch wenige Erfahrungswerte in den Kanzleien vorliegen, wird für die Kostenermittlung wohl der entscheidendste Punkt sein, inwiefern manuelle Anpassungen bei der E-Bilanz nötig sein werden. Dies kann unter Umständen, bedingt durch die hohen Anforderungen der Finanzverwaltung, zu exorbitantem Zeit- bzw. Arbeitsaufwand in den Kanzleien führen, wodurch die damit verbundenen Kosten immens steigen.

Daher, so ließe sich folgern, wäre ein „Blindflug“ in die E-Bilanz ohne genaues Prüfen aller Optionen tendenziell fahrlässig, da Unternehmen so möglicherweise riskieren, in eine Kostenfalle zu tappen.

Als eines der Alternativmodelle zur „Blackbox“ der durch den Steuerberater erstellten E-Bilanz wird in der Folge auf die E-Bilanz Lösung Opti.Tax eingegangen und es werden anhand eines Testfalls die Übermittlung, der Aufwand und die Kosten verglichen.

Eines der möglichen Hindernisse für die Entscheidung zu einer eigenen Softwarelösung stellt für Unternehmer sicher die Vermutung einer fehlenden Nutzerfreundlichkeit dar. Zu Opti.Tax kommt die Studie jedoch zu dem Ergebnis, dass das Programm die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz vollumfänglich und dabei „sehr benutzerfreundlich ermöglicht“ (S. 20).

Das führt zu der Schlussfolgerung, dass „ein Programm wie Opti.Tax […] einem Unternehmen eine relativ einfache Möglichkeit [bietet], die Bilanz selbst in der neuen elektronischen Form zu übermitteln“.

Neben weiteren Vorteilen wie der Integration des „eBundesanzeigers,“ des E-Bilanz Standardwerks „E-Bilanz: Erläuterungen und Anleitungen zur Taxonomie“ ist es vor allem die Zukunftsorientierung, die im Fazit trotz des höheren Eigenaufwandes den Ausschlag in Richtung eigener Softwarelösung gibt:
Daher sollte jedes Unternehmen für sich prüfen, ob nicht die eigene Erstellung der E-Bilanz mit einem Programm wie „Opti.Tax“ günstiger ist und auf Dauer auch den Vorteil mit sich bringt, selbst gestalterische Freiheiten im Rahmen der Bilanzerstellung kennen zu lernen und zu nutzen.

Nicht zu vergessen ist dabei natürlich auch, dass über längere Zeit gesehen – denn die E-Bilanz wird bleiben – weitere Faktoren eine Rolle spielen, die die Erstellung der E-Bilanz mit einer eigenen Lösung favorisieren. Vgl. dazu: http://blog.sage.de/gastbeitrag-lohnt-sich-die-e-bilanz/

Die komplette Studie dürfen wir an dieser Stelle ebenfalls zum Download zur Verfügung stellen.